Stanowisko fleet managera, czyli administratora floty samochodowej, to jeden z filarów poprawnie działającego parku samochodowego. Jego obowiązki ulegają jednak zmianom wraz z rozwojem technologii, rynku i przepisów. Za co odpowiada fleet manager i jak powinna wyglądać współpraca na tym polu?
Obowiązki fleet managera i wymagania wobec osób na tym stanowisku
Zakres odpowiedzialności fleet managera może się znacznie różnić pomiędzy poszczególnymi firmami. Na różnice w tym zakresie wpływają kwestie takie jak specyfika działalności, obszar działania czy też rodzaj użytkowanych pojazdów. Pewne kwestie są jednak wspólne – mowa m.in. o wymaganiach dotyczących kompetencji fleet managera, a także o obowiązkach dotyczących wszystkich pojazdów, np. wymianie czy serwisowaniu opon.
Fleet manager musi dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, by móc sprawnie zarządzać pojazdami i kształtować politykę flotową organizacji. Jego rolą jest zarówno kontrolowanie, jak i modelowanie działań z zakresu obsługi floty, a także nawiązywanie współpracy z podmiotami wspierającymi te działania. Nie bez znaczenia jest też zdolność do zapewnienia szybkiego, bezproblemowego przepływu informacji – „czas to pieniądz” to zdanie, które szczególnie dobrze obrazuje realia transportu.
Jak zminimalizować przestoje i zwiększyć sprawność firmy?
Szkody komunikacyjne, usterki, serwis, oczekiwanie na części – wszystkie z tych sytuacji mogą być dodatkowym kosztem dla firmy, której działalność obejmuje transport samochodowy. Zarówno same przedsiębiorstwa, jak i pracownicy korzystający z pojazdów firmowych nie mogą sobie pozwolić na opóźnienia i przestoje. To jednak budzi kilka pytań: jak zaradzić takim zdarzeniom, jak zminimalizować przestoje i co zrobić, by nie przeciążać jednocześnie administratora floty?
Choć powyższe pytania nie mają jednej odpowiedzi, warto zwrócić uwagę na możliwości wsparcia oferowane przez specjalistyczne firmy z branży automotive. W zależności od dostępnych usług, a także od potrzeb klienta, można liczyć na optymalizację w zakresie różnych aspektów zarządzania flotą. Sporą popularnością cieszą się m.in. usługi związane z wymianą i serwisowaniem opon, które mogą mieć realny wpływ na usprawnienie operacji dla każdej firmy realizującej zlecenia transportowe.
Wdrożenie działań optymalizujących należy zacząć od podstaw, takich jak zbadanie specyfiki parku maszynowego, określenie form finansowania floty czy ustalenie obiegu informacji. Nie sposób jednak wymienić wszystkie niezbędne zadania – schemat postępowania w dwóch różnych firmach może wyglądać zupełnie inaczej. Choć istnieją wspólne elementy, znajdują się też unikatowe wymagania, które sprawiają, że wybór właściwego partnera jest kluczowy. Wsparcie oferowane przez podmioty zewnętrzne rozwija się cały czas: na rynku działają firmy specjalizujące się w wynajmie, sprzedaży i zakupie pojazdów, jak również przedsiębiorstwa uczestniczące w serwisowej części działań, a to tylko wycinek całości.
Czym powinien charakteryzować się odpowiedni partner flotowy?
Idealny partner serwisowy floty powinien przede wszystkim zwracać uwagę na potrzeby i wymagania konkretnej firmy. Ważną kwestią jest też umiejętność do odpowiedniego modelowania przebiegu procesów, bazując na wiedzy, doświadczeniu i informacjach od administratora floty. Należy podkreślić, że oczekiwania działów flotowych są dość duże, co wymusza na partnerach potrzebę stałego rozwoju, by nadążyć za zmieniającym się rynkiem.
Kolejny istotny czynnik to poprawne zabezpieczenie możliwości, co z reguły wymaga rozproszenia sieci partnerskiej na szerokim obszarze działania. Coraz nowsze technologie produkcji samochodów wymuszają także inwestycje w sprzęt, narzędzia i szkolenia personelu. Nowoczesna sieć warsztatowa to nieocenione wsparcie dla każdej floty firmowej – warto zadbać, by jakość usług była potwierdzona stosownymi certyfikatami.
Efektywne wsparcie dla administratorów floty wymaga ponadto odpowiedniego raportowania i bieżącego dostępu do informacji. Nieodzownym elementem jest rozbudowany, ale przejrzysty system zawierający najważniejsze dane (aktualne i archiwalne) dotyczące obsługi pojazdów. Zewnętrzny partner powinien być identyfikowalny, znać potrzeby organizacyjne, umieć dostosować proces i wykazywać się zaangażowaniem oraz fachowością w swoich działaniach. Dbając o te kwestie w odpowiedni sposób, można liczyć na skuteczną pomoc w prowadzeniu operacji logistycznych i transportowych.
Wsparcie partnera flotowego a potrzeby użytkowników pojazdów
W tym wszystkim nie można zapomnieć także o użytkownikach pojazdów. Pamiętajmy, że kierowcy są różni – każdy z nich może mieć inne doświadczenia i wiedzę. Kluczem jest zatem znalezienie partnera serwisowego, który będzie w stanie w znacznej części wyeliminować potrzebę kontaktu z administratorem floty. Odpowiedni partner powinien pokierować, wesprzeć, odpowiedzieć i wytłumaczyć np. przebieg naprawy czy proces wymiany opon.
Pomocne w tym zakresie mogą być zewnętrzne aplikacje mobilne, dzięki którym kierowca będzie mógł z łatwością znaleźć najbliższy dostępny serwis i umówić się na wizytę. Co istotne, na pierwszym miejscu zawsze powinno stać bezpieczeństwo użytkowników. Dlatego tak ważne są wspólne działania ze sprawdzonym partnerem flotowym. Zawsze znajdzie się pole działania, które można dostosować i optymalizować – do fleet managera należy ostateczne określenie celu, jak również nawiązanie współpracy z dobrze dobranym partnerem.
